Insight จากผู้บริหารตัวจริง ที่ผู้ช่วยมืออาชีพควรรู้
ได้มีโอกาสแลกเปลี่ยนมุมมองเรื่องราวของผู้ช่วยผู้บริหารในยุค Ai กับ คุณนาฟิส อิสลาม ผู้บริหารรุ่นใหม่ไฟแรง อายุเพียงแค่ 28 ปีเท่านั้นเอง ซึ่งเป็นคนที่ให้ความสำคัญกับการมีผู้ช่วย…เพราะพิสูจน์ด้วยตัวเองมาแล้วว่า “ผู้ช่วย” ทำให้ชีวิตดีขึ้น งานมีประสิทธิภาพมากขึ้น และทำให้มีรายได้เพิ่มขึ้น …คุ้มค่ากับการจ้างจริง ๆ
ในโลกของการทำงานยุคใหม่ ผู้บริหารไม่ได้มองหาผู้ช่วยที่ “เก่งทุกอย่าง”
แต่กำลังมองหา ผู้ช่วยที่ไว้ใจได้ และปล่อยงานได้จริง
จากการสัมภาษณ์ คุณนาฟิส อิสลาม
ผู้บริหารรุ่นใหม่ที่คิดเร็ว ทำเร็ว และให้คุณค่ากับเวลาอย่างมาก
มีมุมมองหนึ่งที่น่าสนใจ และสะท้อนภาพผู้ช่วยมืออาชีพได้ชัดเจนมาก
“ผู้ช่วยที่ทำงานได้ดี ไม่จำเป็นต้องเก่งที่สุด
แต่ต้องเป็นคนที่ผมไว้ใจ และทำให้ผมโฟกัสกับสิ่งที่สำคัญที่จะไปต่อยอดสร้างรายได้ได้”
สิ่งที่ผู้บริหารต้องการจากผู้ช่วยผู้บริหาร หรือเลขานุการ หรือตำแหน่งอื่น ๆ ที่ทำงานใกล้ชิด
สามารถสรุปออกมาได้เป็น 3 รู้ ดังนี้
1. รู้งาน — เข้าใจงาน และพางานไปให้สำเร็จ
“รู้งาน” ในมุมของผู้บริหาร
ไม่ใช่แค่รู้ว่างานนี้ใครสั่ง หรือทำตามคำสั่งได้ครบถ้วน
แต่หมายถึง
- รู้ว่าผู้บริหารต้องทำอะไรในแต่ละวัน
- รู้ว่างานไหนสำคัญ งานไหนควรช่วยเสริม
- รู้ว่าเมื่อมีคนอื่นเข้ามาเกี่ยวข้อง งานจะเชื่อมโยงกันอย่างไร
- และที่สำคัญ คือรู้ว่า ทำอย่างไรให้งาน ‘สำเร็จ’ ไม่ใช่แค่ ‘เสร็จ’
ผู้ช่วยที่รู้งานจริง
จะไม่รอคำสั่งทุกขั้นตอน
แต่สามารถคิดต่อ วางแผนล่วงหน้า และขยับงานให้ผู้บริหารได้อย่างมั่นใจ
2. รู้ใจ — เข้าใจสไตล์ ก่อนจะเข้าใจคำสั่ง
การทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ
ไม่อาจเกิดขึ้นได้ หากไม่เข้าใจ “คน” ที่เราทำงานด้วย
ผู้ช่วยที่ดีต้องเรียนรู้และสังเกตให้ได้ว่า
- ผู้บริหารเป็นคนคิดเร็ว หรือคิดรอบ
- ชอบการสื่อสารแบบสั้น กระชับ หรือรายละเอียดครบถ้วน
- ไม่ชอบอะไร แพ้อะไร และมีข้อจำกัดด้านอารมณ์หรือเวลาอย่างไร
- ในช่วงเวลาที่กดดัน ต้องการคนช่วย หรือพื้นที่เงียบเพื่อคิดงาน
การ “รู้ใจ”
ไม่ใช่การเดา แต่คือการเรียนรู้จากประสบการณ์จริง
และปรับวิธีทำงานให้สอดคล้องกับสไตล์ของผู้บริหาร
3. รู้เวลา — บริหารจังหวะ และพลังงานของผู้บริหาร
“รู้เวลา”
ไม่ใช่เพียงการมาตรงเวลา
แต่คือการเข้าใจว่า
- เวลาไหนควรให้ผู้บริหารโฟกัสงานสำคัญ
- เวลาไหนเหมาะกับการประชุม การตัดสินใจ หรือการพูดคุย
- เวลาไหนไม่ควรนำเรื่องใหม่เข้าไปเพิ่ม
รวมถึงการบริหารเวลาเชิงระบบ เช่น
- หากมีประชุมบ่ายโมง ควรออกเดินทางกี่โมง
- ต้องเผื่อเวลาเรื่องรถ เหตุฉุกเฉิน หรือการเตรียมตัวอย่างไร
- ควรจัดตารางอย่างไรเพื่อให้วันนั้นเดินไปอย่างราบรื่น
ผู้ช่วยที่รู้เวลา
คือผู้ช่วยที่ช่วย “ปกป้องเวลาและพลังงาน” ของผู้บริหารได้ดีที่สุด
ผู้ช่วยที่ผู้บริหารต้องการจริง ๆ คือใคร
ผู้บริหารไม่ได้ต้องการผู้ช่วยที่ทำได้ทุกอย่าง
แต่ต้องการผู้ช่วยที่
- รู้งาน — เข้าใจงานและเป้าหมาย
- รู้ใจ — เข้าใจคนที่ต้องทำงานด้วย
- รู้เวลา — เข้าใจจังหวะและการบริหารเวลาอย่างมืออาชีพ
ผู้ช่วยแบบนี้
ไม่ใช่แค่ Support
แต่คือ “มือขวา” ที่ผู้บริหารขาดไม่ได้
เกี่ยวกับผู้เขียน
โค้ชแอน พัชร์ทวัญ วงศ์บวรสกุล
Founder, PA Academy
อดีตผู้ช่วยผู้บริหารระดับ CEO
ผู้เชี่ยวชาญด้านการพัฒนาผู้ช่วยผู้บริหารสู่บทบาทมือขวาอย่างมืออาชีพ
Make Your PA Right
From the Right PA — to the Right-Hand Partner
